EVIDENČNI PODATKI
Številka: 51002-20/2009/5
Ljubljana, 21.05.2009
DRŽAVNI ZBOR
Odbor za zunanjo politiko
LJUBLJANA
Vlada Republike Slovenije je na 27. redni seji dne 21.05.2009 sprejela:
- Pobudo za podpis Konvencije Sveta Evrope o dostopu do uradnih dokumentov,
ki vam jo pošiljamo na podlagi petega odstavka 70. člena Zakona o zunanjih zadevah.
Vlada Republike Slovenije je na podlagi 45. člena poslovnika Vlade Republike Slovenije in na podlagi 235. člena poslovnika Državnega zbora določila, da bosta kot njena predstavnika pri delu Državnega zbora in njegovih delovnih teles sodelovala:
- Irma Pavlinič Krebs, ministrica za javno upravo,
- dr. Branko Lobnikar, državni sekretar, Ministrstvo za javno upravo.
mag. Milan Martin CVIKL
GENERALNI SEKRETAR
PRILOGA: 1
Številka: 51002-20/2009/5
Ljubljana, 21.05.2009
P O B U D A
za podpis Konvencije Sveta Evrope o dostopu do uradnih dokumentov
Na podlagi 70. člena Zakona o zunanjih zadevah Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 113/2003 - uradno prečiščeno besedilo, 20/06 – ZNOMCMO in 76/08) daje Ministrstvo za javno upravo Republike Slovenije pobudo za podpis Konvencije Sveta Evrope o dostopu do uradnih dokumentov.
1. Razlogi, zaradi katerih se predlaga podpis konvencije
Besedilo Konvencije Sveta Evrope o dostopu do uradnih dokumentov (v nadaljevanju konvencija) je bilo sprejeto na Odboru ministrov Sveta Evrope dne 27. novembra 2008.
Konvencija predstavlja prvi zavezujoči mednarodni instrument, ki ureja splošno pravico do dostopa do uradnih dokumentov, ki jih hranijo javni organi. Glavni cilj konvencije je zagotoviti minimalne standarde dostopa do uradnih dokumentov v vseh državah pogodbenicah ter kot pomoč za dosego tega cilja vzpostaviti mednarodni mehanizem za spremljanje pravilnosti izvajanja konvencije. Konvencija pogodbenicam ne preprečujejo, da zagotovijo bolj obsežno pravico dostopa do uradnih dokumentov oziroma da razširijo njen obseg uporabe.
V postopku sprejema osnutka konvencije so se predstavniki slovenskih institucij zelo prizadevali za sprejem čim bolj naprednega besedila, ki bi sledilo mednarodnim modernim standardom. Konvencija na sistemski ravni praktično ne pomeni, da bo treba določiti nove sistemske obveznosti za Republiko Slovenijo, saj je področje dostopa do informacij javnega značaja vzorno urejeno v Zakonu o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS št. 51/06; UPB2; v nadaljevanju: ZDIJZ), ki postavlja Slovenijo ob bok državam z najbolj odprtim in preglednim javnim sektorjem. Določbe navedenega zakona po vsebini ne nasprotujejo rešitvam iz konvencije, ponekod pa zagotavljajo še večjo stopnjo transparentnosti, ne glede na navedeno pa jih bo treba vseeno preučiti z vidika ocene, ali so morda potrebne morebitne manjše dopolnitve.
Na podlagi izredno napredne notranjepravne ureditve dostopa do informacij javnega značaja, zaradi aktivne vloge Slovenije pri sprejemanju navedene konvencije, v povezavi z dejstvom, da bo konvencija prvič predložena v podpis državam članicam Sveta Evrope ravno v času predsedovanja Republike Slovenije Odboru ministrov Sveta Evrope ter z vidika, da je ena od prioritet slovenskega predsedovanja tudi "krepitev vladavine prava in spodbujanje pluralistične demokracije", bi bilo primerno, da bi Republika Slovenija med prvimi podpisala navedeno konvencijo in s tem dejanjem k podpisu spodbudila tudi druge države, s čimer bi pripomogla, da bi konvencija kar čim prej začela veljati (za začetek veljavnosti mora konvencijo ratificirati vsaj deset držav članic Sveta Evrope).
2. Bistveni elementi konvencije
Konvencija je razdeljena v tri poglavja.
V prvem poglavju so splošne določbe, ki obsegajo definicije osnovnih pojmov, načelno pravico prostega dostopa do uradnih dokumentov in razloge na podlagi katerih se to pravico lahko izjemoma omeji ter postopek dostopa do uradnih dokumentov.
1. člen konvencije vsebuje definicijo javnih organov, ki so zavezani zagotavljati dostop do uradnih dokumentov in definicijo uradnih dokumentov, v okvir katerih spadajo vse informacije v kakršnikoli obliki, ki so jih ustvarili ali sprejeli ali jih hranijo javni organi.
V 2. členu je urejena pravica prostega dostopa javnosti do uradnih dokumentov, ki jih hranijo javni organi. Država pogodbenica konvencije mora vsakomur, brez kakršnekoli diskriminacije, na prošnjo zagotoviti pravico dostopa do uradnih dokumentov, ki jih hranijo javni organi.
V 3. členu so kot izjema od osnovnega načela iz 2. člena opredeljeni razlogi iz katerih lahko država pogodbenica navedeno pravico omeji. Omejitve morajo biti natančno določene z zakonom, v demokratični družbi nujne in v sorazmerju s ciljem varovanja legitimnih interesov naštetih v prvem odstavku 3. člena konvencije. Dostop do informacije v uradnem dokumentu se lahko zavrne, če njeno razkritje škoduje ali bi lahko škodovalo navedenim interesom, razen če ne prevlada javni interes za razkritje.
V nadaljevanju so določeni minimalni standardi glede postopka dostopa do informacij javnega značaja. V 4. in 5. členu je v zvezi s prošnjo za dostop do uradnih dokumentov določeno, da prosilcu za uradni dokument ni treba navajati razlogov za dostop do uradnega dokumenta in da mora javni organ prosilcu pomagati, kolikor je mogoče, da identificira želeni uradni dokument ter da mora javni organ prošnje obravnavati takoj, v skladu z načelom enakosti, odločitev pa sprejeti v čim krajšem času in v vnaprej določenem roku.
Nadaljnji členi prvega poglavja konvencije določajo možne oblike dostopa do uradnih dokumentov, plačilo za dostop, revizijski postopek, določene dopolnilne ukrepe glede seznanjanja javnosti o pravici dostopa do uradnih dokumentov ter "samoiniciativne" ukrepe javnih organov s ciljem aktivnega razširjanja informacij javnega značaja.
Drugo poglavje konvencije ureja vzpostavitev mednarodnega mehanizma za spremljanje pravilnosti in učinkovitosti izvajanja določil konvencije. V ta namen konvencija predvideva ustanovitev dveh nadzornih organov, in sicer Skupine strokovnjakov za dostop do uradnih dokumentov, ki je tehnični organ, sestavljen iz neodvisnih in visoko kvalificiranih strokovnjakov na področju dostopa do uradnih dokumentov, ter odbora pogodbenic, ki je politične narave in ga sestavljajo po en predstavnik vsake pogodbenice.
Tretje poglavje vsebuje končne določbe, ki predpisujejo postopek podpisa in ratifikacije konvencije ter določbe o začetku njene veljavnosti.
3. Predlog stališč delegacije
Stališča niso potrebna, ker gre za podpis že sprejetega mednarodnopravnega akta.
4. Predlog za sestavo delegacije, predračun stroškov in način pokritja
V delegaciji za udeležbo na 29. konferenci pravosodnih ministrov Sveta Evrope v Tromsø, 17. – 19. junija 2009 so predvideni:
- Aleš Zalar, minister za pravosodje;
- Katja Rejec Longar, generalna direktorica Direktorata za mednarodno sodelovanje in mednarodno pravno pomoč, Ministrstvo za pravosodje; in
- Andreja Lang, v.d. generalnega direktorja Direktorata za zakonodajo s področja pravosodja, Ministrstvo za pravosodje.
5. Predlog, kdo naj konvencijo podpiše
Predlagamo, da konvencijo v sklopu 29. konference pravosodnih ministrov Sveta Evrope dne 18. junija 2009 v Tromsø podpiše minister za pravosodje, Aleš Zalar.
6. Ratifikacija konvencije in vpliv na domačo zakonodajo
Konvencijo v skladu s tretjim odstavkom 75. člena Zakona o zunanjih zadevah (Uradni list RS, št. 113/2003 - uradno prečiščeno besedilo, 20/06 – ZNOMCMO in 76/08) ratificira Državni zbor Republike Slovenije.
Konvencija na sistemski ravni praktično ne pomeni, da bo treba določiti nove sistemske obveznosti za Republiko Slovenijo, saj je področje dostopa do informacij javnega značaja vzorno urejeno v Zakonu o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS št. 51/06; UPB2; v nadaljevanju: ZDIJZ). Določbe navedenega zakona po vsebini ne nasprotujejo rešitvam iz konvencije, ponekod pa zagotavljajo še večjo stopnjo transparentnosti. Ne glede na navedeno bo treba pred ratifikacijo konvencije v manjši meri preučiti pravni red Republike Slovenije, konkretno ZDIJZ. Predvsem bo treba preučiti ali bi bilo potrebno v ZDIJZ vključiti izrecno določilo, da se od prosilca za informacijo javnega značaja ne sme zahtevati navajanja razlogov za dostop do informacije javnega značaja oziroma drugače dopolniti ZDIJZ (zaradi uskladitve s prvim odstavkom 4. člena konvencije). Prav tako bo potrebno dodatno preučiti, ali je v ZDIJZ omogočena anonimnost prosilcev za dostop do informacije javnega značaja v smislu drugega odstavka 4. člena konvencije.
7. Ocena potrebnih finančnih sredstev za izpolnitev konvencije in način njihove zagotovitve
Za izpolnitev konvencije ni potrebno zagotoviti dodatnih sredstev iz proračuna.
8. Predlog odobritve začasne uporabe pogodbe
/
9. Izjava o primernosti sklenitve pogodbe z vidika skladnosti s pravnim redom in usmeritvami Evropske unije
Podpis konvencije je skladen s pravnim redom in usmeritvami Evropske unije.
Priloga:
- besedilo Konvencije Sveta Evrope o dostopu do uradnih dokumentov – izvorno besedilo v angleškem jeziku in neuradni prevod v slovenskem jeziku
Konvencija Sveta Evrope o dostopu do uradnih dokumentov
(Odbor ministrov je konvencijo sprejel 27. novembra 2008 na 1042. bis zasedanju namestnikov ministrov.)
Preambula
1. Države članice Sveta Evrope in druge države podpisnice Konvencije so se
2. ob upoštevanju, da je cilj Sveta Evrope doseči večjo enotnost med svojimi članicami za zaščito in uresničevanje idealov in načel, ki so njihova skupna dediščina;
3. ob upoštevanju zlasti 19. člena Splošne deklaracije človekovih pravic, 6., 8. in 10. člena Evropske konvencije o varstvu človekovih pravic in temeljnih svoboščin, Konvencije Združenih narodov o dostopu do informacij, udeležbi javnosti pri odločanju in dostopu do pravnega varstva v okoljskih zadevah (Aarhus, 25. junij 1998) in Konvencije o varstvu posameznika glede na avtomatsko obdelavo osebnih podatkov z dne 28. januarja 1981 (ETS št. 108);
4. ob upoštevanju Deklaracije odbora ministrov Sveta Evrope o svobodi izražanja in objavljanja informacij, sprejete 29. aprila 1982, in priporočil odbora ministrov državam članicam št. R (81) 19 glede dostopa do informacij, ki jih hranijo organi oblasti, št. R (97) 18 o varstvu osebnih podatkov, ki se zbirajo in obdelujejo za statistične namene, št. R (2001) 13 o evropski politiki glede dostopa do arhivskega gradiva in Rec (2002) 2 glede dostopa do uradnih dokumentov;
5. zavedajoč se, da je za pluralistično, demokratično družbo pomembna preglednost dela javnih organov;
6. ob upoštevanju, da pravica do dostopa do uradnih dokumentov:
(i) javnosti omogoča dostop do informacij;
(ii) omogoča ljudem, da si ustvarijo mnenje o stanju družbe in o javnih organih (organih oblasti);
(iii) krepi integriteto, učinkovitost, uspešnost in odgovornost javnih organov in s tem pomaga zagotavljati njihovo legitimnost;
7. ob upoštevanju, da so torej vsi uradni dokumenti načeloma javni in da je dostop do njih lahko zavrnjen samo zaradi varovanja drugih pravic ali legitimnih interesov,
dogovorile o naslednjem:
I. poglavje
1. člen – Splošne določbe
1. Načela v tej konvenciji je treba razumeti tako, da ne posegajo v nacionalne zakone in predpise ter v mednarodne pogodbe, ki dajejo večjo pravico dostopa do uradnih dokumentov.
2. V tej konvenciji:
a. (i) »javni organi« pomenijo:
1. vlado in upravne organe na državni, regionalni in lokalni ravni,
2. zakonodajne in sodne organe, če izvajajo upravne funkcije v skladu z notranjo zakonodajo;
3. fizične ali pravne osebe, če opravljajo naloge upravnega organa.
(ii) Vsaka pogodbena stranka lahko ob deponiranju svoje listine o ratifikaciji, sprejetju, odobritvi ali pristopu z izjavo, ki jo naslovi na generalnega sekretarja Sveta Evrope, navede, da pojem »javni organi« zajema enega ali več spodaj naštetih:
1. zakonodajne organe, kar se tiče njihovih drugih dejavnosti;
2. pravosodne organe, kar se tiče njihovih drugih dejavnosti;
3. fizične ali pravne osebe, če opravljajo javne funkcije ali poslujejo
z javnimi sredstvi v skladu z notranjo zakonodajo.
b. »uradni dokumenti« pomenijo vse informacije v kakršni koli obliki, ki so jih ustvarili ali sprejeli ali jih hranijo javni organi.
2. člen – Pravica dostopa do uradnih dokumentov
1. Vsaka pogodbena stranka mora vsakomur, brez kakršne koli diskriminacije, na zahtevo zagotoviti pravico dostopa do uradnih dokumentov, ki jih hranijo javni organi.
2. Vsaka pogodbena stranka mora sprejeti potrebne ukrepe nacionalnega prava za izvajanje določb o dostopu do uradnih dokumentov iz te konvencije.
3. Te ukrepe mora sprejeti najkasneje do datuma, ko zanjo začne ta konvencija veljati.
3. člen – Možne omejitve dostopa do uradnih dokumentov
1. Vsaka pogodbena stranka lahko omeji pravico dostopa do uradnih dokumentov. Omejitve morajo biti natančno določene z zakonom, v demokratični družbi nujne in v sorazmerju s ciljem varovanja:
a. državne varnosti, obrambe in mednarodnih odnosov;
b. javnega reda;
c. preprečevanja, preiskovanja kriminalnih dejavnosti in kazenskega pregona;
d. disciplinskih preiskav;
e. inšpekcijskih, kontrolnih in nadzornih dejavnosti javnih organov;
f. zasebnosti in drugih pravno utemeljenih zasebnih interesov;
g. trgovinskih in drugih gospodarskih interesov;
h. gospodarske, denarne in tečajne politike države;
i. enakosti strank v sodnih postopkih in učinkovitega delovanja sodstva;
j. okolja ali
k. posvetovanj znotraj javnih organov ali med njimi pri obravnavi zadev.
Države, ki se jih to tiče, lahko ob deponiranju svoje listine o ratifikaciji, sprejetju, odobritvi ali pristopu z izjavo, ki jo naslovijo na generalnega sekretarja Sveta Evrope, navedejo, da te možne omejitve veljajo tudi za komunikacijo z vladajočo družino in njenim dvorom kakor tudi za komunikacijo s predsednikom države.
2. Dostop do informacije v uradnem dokumentu se lahko zavrne, če njeno razkritje škoduje ali bi lahko škodovalo interesom, navedenim v prvem odstavku, razen če ne prevlada javni interes za razkritje.
3. Pogodbenice morajo razmisliti o določitvi časovnih rokov, po katerih se omejitve iz prvega odstavka ne bi več uporabljale.
4. člen – Prošnja za dostop do uradnih dokumentov
1. Od prosilca za uradni dokument se ne sme zahtevati navedbe razlogov za dostop do uradnega dokumenta.
2. Pogodbenice lahko prosilcem dovolijo, da ostanejo anonimni, razen če je razkritje identitete nujno za obravnavanje prošnje.
3. Uradni postopki pri prošnjah morajo biti omejeni na to, kar je nujno za obravnavanje prošnje.
5. člen – Obravnava prošenj za dostop do uradnih dokumentov
1. Javni organ mora prosilcu pomagati, kolikor je mogoče, da identificira želeni uradni dokument.
2. Prošnjo za dostop do javnega dokumenta mora obravnavati javni organ, ki hrani dokument. Če javni organ ne hrani želenega uradnega dokumenta ali če ni pooblaščen za obravnavanje prošnje, mora, če je le mogoče, prošnjo posredovati pristojnemu javnemu organu ali tja napotiti prosilca.
3. Vse prošnje za dostop do uradnih dokumentov je treba obravnavati enako.
4. Prošnja za dostop do uradnega dokumenta se obravnava takoj. Odločitev je treba sprejeti, sporočiti in izvršiti čim prej oziroma v razumnem časovnem roku, ki je določen vnaprej.
5. Prošnja za dostop do uradnega dokumenta se lahko zavrne:
(i) če je prošnja, kljub pomoči javnega organa, preveč nejasna in uradnega dokumenta ni mogoče identificirati, ali
(ii) če je prošnja očitno neutemeljena.
6. Javni organ, ki v celoti ali delno zavrne prošnjo za dostop do uradnega dokumenta, mora navesti razloge za zavrnitev. Javni organ mora prosilcu, če ta tako zahteva, poslati pisno utemeljitev zavrnitve.
6. člen – Oblike dostopa do uradnih dokumentov
1. Kadar je dostop do uradnega dokumenta odobren, lahko prosilec izbere, ali želi pregledati original ali kopijo, ali prejeti kopijo dokumenta v razpoložljivi obliki ali nosilcu podatkov (formatu) po svoji želji, razen če je izražena želja nerazumna.
2. Če za del informacij v uradnem dokumentu velja omejitev, mora javni organ kljub temu zagotoviti dostop do preostanka informacij, ki jih vsebuje dokument. Vse, kar je izpuščeno, mora biti jasno označeno. Vendar se dostop lahko zavrne, če je delna različica dokumenta zavajajoča ali brez pomena ali če dajanje preostanka dokumenta na razpolago predstavlja za javni organ preveliko breme.
3. Javni organ lahko omogoči dostop do uradnega dokumenta tako, da prosilca napoti na lahko dostopne druge vire.
7. člen – Plačilo za dostop do uradnih dokumentov
1. Vpogled v uradne dokumente v prostorih javnega organa je brezplačen. Pogodbenice lahko določijo pristojbine za tovrstne storitve, ki jih opravljajo arhivi in muzeji.
2. Za kopijo uradnega dokumenta se od prosilca lahko zahteva plačilo, ki bi moralo biti razumno in ne bi smelo presegati dejanskih stroškov razmnoževanja in predaje dokumenta. Cenik mora biti objavljen.
8. člen – Revizijski postopek
1. Prosilec, čigar prošnja za uradni dokument je bila zavrnjena, izrecno ali implicitno v celoti ali delno, ima pravico do revizijskega postopka pred sodiščem ali katerim drugim neodvisnim in nepristranskim organom, določenim z zakonom.
2. Prosilec mora imeti vedno dostop do hitrega in poceni revizijskega postopka, v katerem gre ali za ponovno preučitev s strani javnega organa ali za revizijo v skladu s prvim odstavkom.
9. člen – Dopolnilni ukrepi
Pogodbenice morajo obveščati javnost o njeni pravici do dostopa do uradnih dokumentov in o načinu, kako jih lahko uveljavlja. Sprejeti morajo tudi ustrezne ukrepe, da zagotovijo:
a. da so državni uradniki poučeni, kakšne so njihove naloge in odgovornosti glede uveljavljanja te pravice;
b. nudenje informacij o zadevah in dejavnostih, za katere so odgovorne;
c. učinkovito upravljanje svojih dokumentov, tako da so lahko dostopni, in
d. uporabljati jasna in ustaljena pravila za hrambo in uničevanje svojih dokumentov.
10. člen – Dokumenti, ki postanejo javni na pobudo javnih organov
Javni organ na svojo pobudo in kjer je to primerno sprejme potrebne ukrepe za objavo uradnih dokumentov, ki jih hrani, zaradi spodbujanja preglednosti in učinkovitosti javnih uprav in pospeševanja obveščenega sodelovanja javnosti v zadevah, ki so javnega interesa.
II. poglavje
11. člen – Skupina strokovnjakov za dostop do uradnih dokumentov
1. Skupina strokovnjakov za dostop do uradnih dokumentov se sestane vsaj enkrat letno zaradi spremljanja, kako pogodbenice izvajajo konvencijo, zlasti:
a. poročanja o primernosti zakonskih in praktičnih ukrepov, ki jih sprejmejo pogodbenice za izvajanje določb te konvencije;
b. (i) podajanja mnenj o vprašanjih glede uporabe te konvencije;
(ii) dajanja predlogov za olajšanje ali izboljšanje učinkovite rabe in izvajanja Konvencije, vključno z identifikacijo problemov;
(iii) izmenjave informacij in poročanja o pomembnem napredku na področju zakonodaje, politike in tehnologije;
(iv) dajanja predlogov Odboru pogodbenic za spremembe Konvencije;
(v) priprave mnenja o predlogih sprememb Konvencije, podanih v skladu z 19. členom.
2. Skupina strokovnjakov lahko zahteva informacije in mnenja od civilne družbe.
3. Skupino strokovnjakov sestavlja najmanj 10 in največ 15 članov. Člane izvoli Odbor pogodbenic za štiriletni mandat, ki je obnovljiv enkrat, izbrani pa so izmed strokovnjakov, ki jih predlagajo pogodbenice; vsaka pogodbenica lahko predlaga dva strokovnjaka. Izbrani so izmed oseb z nedvomno strokovno integriteto in so ustrezno usposobljeni na področju dostopa do uradnih dokumentov. S seznama, ki ga predlaga posamezna pogodbenica, je lahko izbran največ en član.
4. Člani skupine strokovnjakov delujejo kot posamezniki, so neodvisni in nepristranski pri opravljanju svojih nalog in ne smejo sprejemati navodil od posameznih vlad.
5. Postopek izvolitve članov skupine strokovnjakov določi Odbor ministrov po posvetovanju s pogodbenicami Konvencije in pridobitvijo njihovega soglasja v enem letu po začetku veljavnosti Konvencije. Skupina strokovnjakov sprejme svoj poslovnik.
12. člen – Odbor pogodbenic
1 V Odboru pogodbenic je po en predstavnik vsake pogodbenice.
2. Pogodbenice se sestanejo v okviru Odbora pogodbenic zato, da:
a. preučijo poročila, mnenja in predloge skupine strokovnjakov;
b. dajejo predloge in priporočila pogodbenicam;
c. dajejo predloge za spremembo Konvencije v skladu z 19. členom;
d. pripravijo mnenje o predlogih sprememb Konvencije, podanih v skladu z 19. členom.
3. Odbor pogodbenic skliče generalni sekretar Sveta Evrope najkasneje eno leto po začetku veljavnosti te konvencije zato, da se izvolijo člani skupine strokovnjakov. Kasneje se sestaja vsaj enkrat vsake štiri leta oziroma kadar večina pogodbenic, odbor ministrov ali generalni sekretar Sveta Evropa to zahtevajo. Odbor pogodbenic sprejme svoj poslovnik.
4. Po vsakem sestanku odbor pogodbenic predloži Odboru ministrov poročilo o delu.
13. člen – Sekretariat
Odboru pogodbenic in skupini strokovnjakov pri izvajanju vseh nalog v skladu s tem poglavjem pomaga generalni sekretariat Sveta Evrope.
14. člen – Poročanje
1. V enem letu po začetku veljavnosti te konvencije za posamezno pogodbenico mora ta pogodbenica predložiti skupini strokovnjakov poročilo z vsemi podatki o zakonskih in drugih ukrepih, ki jih je sprejela za uveljavljanje določb te konvencije.
2. Kasneje vsaka pogodbenica pred vsakokratnim sestankom Odbora pogodbenic predloži skupini strokovnjakov poročilo iz prvega odstavka z najnovejšimi podatki.
3. Prav tako morajo pogodbenice posredovati skupini strokovnjakov vse informacije, ki jih ta potrebuje za opravljanje svojih nalog.
15. člen – Objava
Poročila, ki jih pogodbenice posredujejo skupini strokovnjakov, poročila, predlogi in mnenja skupine strokovnjakov in poročila o delu odbora pogodbenic se objavijo.
III. poglavje
16. člen – Podpis in začetek veljavnosti Konvencije
1. Konvencija je na voljo za podpis državam članicam Sveta Evrope.
2. Konvencijo je treba ratificirati, sprejeti ali odobriti. Listine o ratifikaciji, sprejetju ali odobritvi se deponirajo pri generalnem sekretarju Sveta Evrope.
3. Konvencija začne veljati prvi dan meseca po poteku treh mesecev po dnevu, ko je deset držav članic Sveta Evrope privolilo, da jih Konvencija zavezuje v skladu z določbami drugega odstavka.
4. Za državo podpisnico, ki pozneje izrazi privolitev, da jo Konvencija zavezuje, ta začne veljati prvi dan v mesecu po poteku treh mesecev po dnevu, ko je izrazila privolitev, da jo Konvencija zavezuje v skladu z določbami drugega odstavka.
17. člen – Pristop h Konvenciji
1. Po začetku veljavnosti Konvencije lahko Odbor ministrov Sveta Evrope po posvetovanju s pogodbenicami Konvencije in po doseženem soglasju povabi katero koli državo nečlanico Sveta Evrope ali mednarodno organizacijo, da pristopi h Konvenciji. Odločitev se sprejme z večino, določeno v točki d 20. člena Statuta Sveta Evrope, in soglasnim sklepom predstavnikov držav pogodbenic, ki imajo pravico biti zastopane v Odboru ministrov.
2. Za vsako državo ali mednarodno organizacijo, ki k njej pristopi v skladu s prvim odstavkom tega člena, začne ta konvencija veljati prvi dan meseca po poteku treh mesecev po dnevu deponiranja listine o pristopu pri generalnem sekretarju Sveta Evrope.
18. člen – Ozemlja uporabe
1. Vsaka država lahko ob podpisu ali ob deponiranju svoje listine o ratifikaciji, sprejetju, odobritvi ali pristopu opredeli ozemlje ali ozemlja, za katera se ta konvencija uporablja.
2. Vsaka pogodbenica lahko kadar koli pozneje z izjavo, naslovljeno na generalnega sekretarja Sveta Evrope, razširi uporabo te konvencije na katero koli ozemlje, navedeno v izjavi in za katerega mednarodne odnose je odgovorna. Konvencija začne veljati za to ozemlje prvi dan meseca po poteku treh mesecev po dnevu, ko generalni sekretar prejme izjavo.
3. Vsaka izjava, dana po prejšnjih dveh odstavkih, se lahko v zvezi s katerim koli ozemljem, opredeljenim v tej izjavi, umakne z uradnim obvestilom, naslovljenim na generalnega sekretarja. Umik začne veljati prvi dan meseca po poteku treh mesecev po dnevu, ko generalni sekretar prejme uradno obvestilo.
19. člen – Spremembe Konvencije
1. Spremembe te konvencije lahko predlaga vsaka pogodbenica, Odbor ministrov Sveta Evrope, skupina strokovnjakov ali odbor pogodbenic.
2. Generalni sekretar Sveta Evrope pošlje predloge za spremembo državam pogodbenicam.
3. Vsak predlog se uradno sporoči odboru pogodbenic, ki po posvetovanju s skupino strokovnjakov predložijo Odboru ministrov svoje mnenje o predlagani spremembi.
4. Odbor ministrov preuči predlagano spremembo in mnenje, ki ga predloži odbor pogodbenic, in lahko spremembo sprejme.
5. Besedilo spremembe, ki jo v skladu s četrtim odstavkom sprejme Odbor ministrov, se pošlje pogodbenicam v sprejetje.
6. Sprememba, sprejeta v skladu s četrtim odstavkom, začne veljati prvi dan meseca po poteku enega meseca po dnevu, ko so pogodbenice obvestile generalnega sekretarja, da so jo sprejele.
20. člen – Izjave
Pogodbenice lahko ob podpisu ali deponiranju instrumenta o ratifikaciji, sprejetju, odobritvi ali pristopu podajo eno ali več izjav v skladu s 1. in 2. členom, prvim odstavkom 3. člena in 18. členom. O vsaki spremembi te izjave uradno obvestijo generalnega sekretarja Sveta Evrope.
21. člen – Odpoved
1. Vsaka pogodbenica lahko kadar koli odpove to konvencijo z uradnim obvestilom, naslovljenim na generalnega sekretarja Sveta Evrope.
2. Ta odpoved začne veljati prvi dan v mesecu po poteku šestih mesecev od dneva, ko generalni sekretar prejme tako uradno obvestilo.
22. člen – Uradna obvestila
Generalni sekretar Sveta Evrope uradno obvesti države članice Sveta Evrope ter vse države in mednarodne organizacije, ki so pristopile k tej konvenciji ali so bile povabljene,da to storijo, o:
a. vsakem podpisu;
b. deponiranju listine o ratifikaciji, sprejetju, odobritvi ali pristopu;
c. vsakem datumu začetka veljavnosti te konvencije v skladu s 16. in 17. členom;
d. vsaki izjavi v skladu s 1. in 2. členom, prvim odstavkom 3. člena in 18. členom;
e. vsakem drugem dejanju, uradnem obvestilu ali sporočilu v zvezi s to konvencijo.
V potrditev tega so podpisani, ki so bili za to pravilno pooblaščeni, podpisali to konvencijo.
V …………, dne…………………, v angleškem in francoskem jeziku, pri čemer sta obe besedili enako verodostojni, v enem izvodu, ki se deponira v arhivu Sveta Evrope. Generalni sekretar Sveta Evrope pošlje overjene kopije vsem državam članicam Sveta Evrope ter vsem državam in mednarodnim organizacijam, ki so bile povabljene, da pristopijo k tej konvenciji.
Council of Europe Convention on Access to Official Documents
(Adopted by the Committee of Ministers on 27 November 2008
at the 1042bis meeting of the Ministers’ Deputies)
Preamble
1. The member states of the Council of Europe and the other signatories hereto;
2. Considering that the aim of the Council of Europe is to achieve greater unity between its members for the purpose of safeguarding and realising the ideals and principles which are their common heritage;
3. Bearing in mind, in particular, Article 19 of the Universal Declaration of Human Rights, Articles 6, 8 and 10 of the European Convention for the Protection of Human Rights and Fundamental Freedoms, the United Nations Convention on Access to Information, Public Participation in Decision-making and Access to Justice in Environmental Matters (Aarhus, 25 June 1998) and the Convention for the Protection of Individuals with regard to Automatic Processing of Personal Data of 28 January 1981 (ETS No. 108);
4. Bearing in mind also the Declaration of the Committee of Ministers of the Council of Europe on the freedom of expression and information, adopted on 29 April 1982, as well as recommendations of the Committee of Ministers to member states No. R (81) 19 on the access to information held by public authorities, No. R (91) 10 on the communication to third parties of personal data held by public bodies, No. R (97) 18 concerning the protection of personal data collected and processed for statistical purposes, No. R (2000) 13 on a European policy on access to archives and Rec(2002)2 on access to official documents;
5. Considering the importance in a pluralistic, democratic society of transparency of public authorities;
6. Considering that exercise of a right to access to official documents:
(i) provides a source of information for the public;
(ii) helps the public to form an opinion on the state of society and on public authorities;
(iii) fosters the integrity, efficiency, effectiveness and accountability of public authorities, so helping affirm their legitimacy;
7. Considering, therefore, that all official documents are in principle public and can be withheld subject only to the protection of other rights and legitimate interests,
Have agreed as follows:
Section I
Article 1 – General provisions
1. The principles set out hereafter should be understood without prejudice to those domestic laws and regulations and to international treaties which recognise a wider right of access to official documents.
2. For the purposes of this convention:
a. (i) “public authorities” means:
1. government and administration at national, regional and local level;
2. legislative bodies and judicial authorities in so far as they perform administrative functions according to national law;
3. natural or legal persons in so far as they exercise administrative authority.
(ii) Each Party may, at the time of signature or when depositing its instrument of ratification, acceptance, approval or accession, by a declaration addressed to the Secretary General of the Council of Europe, declare that the definition of “public authorities” also includes one or more of the following:
1. legislative bodies as regards their other activities;
2. judicial authorities as regards their other activities;
3. natural or legal persons in so far as they perform public functions or operate with public
funds, according to national law.
b. “official documents” means all information recorded in any form, drawn up or received and held by public authorities.
Article 2 – Right of access to official documents
1. Each Party shall guarantee the right of everyone, without discrimination on any ground, to have access, on request, to official documents held by public authorities.
2. Each Party shall take the necessary measures in its domestic law to give effect to the provisions for access to official documents set out in this convention.
3. These measures shall be taken at the latest at the time of entry into force of this convention in respect of that Party.
Article 3 – Possible limitations to access to official documents
1. Each Party may limit the right of access to official documents. Limitations shall be set down precisely in law, be necessary in a democratic society and be proportionate to the aim of protecting:
a. national security, defence and international relations;
b. public safety;
c. the prevention, investigation and prosecution of criminal activities;
d. disciplinary investigations;
e. inspection, control and supervision by public authorities;
f. privacy and other legitimate private interests;
g. commercial and other economic interests;
h. the economic, monetary and exchange rate policies of the state;
i. the equality of parties in court proceedings and the effective administration of Justice;
j. environment; or
k. the deliberations within or between public authorities concerningthe examinationof a matter.
Concerned states may, at the time of signature or when depositing their instrument of ratification, acceptance, approval or accession, by a declaration addressed to the Secretary General of the Council of Europe, declare that communication with the reigning Family and its Household or the Head of State shall also be included among the possible limitations.
2. Access to information contained in an official document may be refused if its disclosure would or would be likely to harm any of the interests mentioned in paragraph 1, unless there is an overriding public interest in disclosure.
3. The Parties shall consider setting time limits beyond which the limitations mentioned in paragraph 1 would no longer apply.
Article 4 – Requests for access to official documents
1. An applicant for an official document shall not be obliged to give reasons for having access to the official document.
2. Parties may give applicants the right to remain anonymous except when disclosure of identity is essential in order to process the request.
3. Formalities for requests shall not exceed what is essential in order to process the request.
Article 5 – Processing of requests for access to official documents
1. The public authority shall help the applicant, as far as reasonably possible, to identify the requested official document.
2. A request for access to an official document shall be dealt with by any public authority holding the document. If the public authority does not hold the requested official document or if it is not authorised to process that request, it shall, wherever possible, refer the application or theapplicant to the competent public authority.
3. Requests for access to official documents shall be dealt with on an equal basis.
4. A request for access to an official document shall be dealt with promptly. The decision shall be reached, communicated and executed as soon as possible orwithin a reasonable time limit which has been specified beforehand.
5. A request for access to an official document may be refused:
(i) if, despite the assistance from the public authority, the request remains too vague to allow the official document to be identified; or
(ii) if the request is manifestly unreasonable.
6. A public authority refusing access to an official document wholly or in part shall give the reasons for the refusal. The applicant has the right to receive on request a written justification from this public authority for the refusal.
Article 6 – Forms of access to official documents
1. When access to an official document is granted, the applicant has the right to choose whether to inspect the original or a copy,or to receive a copy of it in any available form or format of his or her choice unless the preference expressed is unreasonable.
2. If a limitation applies to some of the information in an official document, the public authority should nevertheless grant access to the remainder of the information it contains. Any omissions should be clearly indicated. However, if the partial version of the document is misleading or meaningless, or if it poses a manifestly unreasonable burden for the authority to release the remainder of the document, such access may be refused.
3. The public authority may give access to an official document by referring the applicant to easily accessible alternative sources.
Article 7 – Charges for access to official documents
1. Inspection of official documents on the premises of a public authority shall be free of charge. This does not prevent Parties from laying down charges for services in this respect provided by archives and museums.
2. A fee may be charged to the applicant for a copy of the official document, which should be reasonable and not exceed the actual costs of reproduction and delivery of the document. Tariffs of charges shall be published.
Article 8 – Review procedure
1. An applicant whose request for an official document has been denied, expressly or implied, whether in part or in full, shall have access to a review procedure before a court or another independent and impartial body established by law.
2. An applicant shall always have access to an expeditious and inexpensive review procedure, involving either reconsideration by a public authority or review in accordance with paragraph 1.
Article 9 – Complementary measures
The Parties shall inform the public about its right of access to official documents and how that right may be exercised. They shall also take appropriate measures to:
a. educate public authorities in their duties and obligations with respect to the implementation of this right;
b. provide information on the matters or activities for which they are responsible;
c. manage their documents efficiently so that they are easily accessible; and
d. apply clear and established rules for the preservation and destruction of their documents.
Article 10 – Documents made public at the initiative of the public authorities
At its own initiative and where appropriate, a public authority shall take the necessary measures to make public official documents which it holds in the interest of promoting the transparency and efficiency of public administration and to encourage informed participation by the public in matters of general interest.
Section II
Article 11 – Group of Specialists on Access to Official Documents
1. A Group of Specialists on Access to Official Documents shall meet at least once a year with a view to monitoring the implementation of this convention by the Parties, notably:
a. reporting on the adequacy of the measures in law and practice taken by the Parties to give effect to the provisions set out in this convention;
b. (i) expressing opinions on any question concerning the application of this convention;
(ii) making proposals to facilitate or improve the effective use and implementation of this convention, including the identification of any problems;
(iii) exchanging information and reporting on significant legal, policy or technological developments;
(iv) making proposals to the Consultation of Parties for the amendment of this convention;
(v) formulating its opinion on any proposal for the amendment of this convention made in accordance with Article 19.
2. The Group of Specialists may request information and opinions from civil society.
3. The Group of Specialists shall consist of a minimum of 10 and a maximum of 15 members. The members are elected by the Consultation of Parties for a period of four years, renewable once, from a list of experts, each Party proposing two experts. They shall be chosen from among persons of the highest integrity recognised for their competence in the field of access to official documents. A maximum of one member may be elected from the list proposed by each Party.
4. The members of the Group of Specialists shall sit in their individual capacity, be independent and impartial in the exercise of their functions and shall not receive any instructions from governments.
5. The election procedure of the members of the Group of Specialists shall be determined by the Committee of Ministers, after consulting with and obtaining the unanimous consent of the Parties to the convention, within a period of one year following the entry into force of this convention. The Group of Specialists shall adopt its own rules of procedure.
Article 12 – Consultation of the Parties
1 The Consultation of the Parties shall be composed of one representative per Party.
2. The Consultation of the Parties shall take place with a view to:
a. considering the reports, opinions and proposals of the Group of Specialists;
b. making proposals and recommendations to the Parties;
c. making proposals for the amendment of this convention in accordance with Article 19;
d. formulating its opinion on any proposal for the amendment of this convention made in accordance with Article 19.
3. The Consultation of the Parties shall be convened by the Secretary General of the Council of Europe within one year after the entry into force of this convention in order to elect the members of the Group of Specialists. It shall subsequently meet at least once every 4 years and in any case, when the majority of the Parties, the Committee of Ministers or the Secretary General of the Council of Europe requests its convocation. The Consultation of the Parties shall adopt its own rules of procedure.
4. After each meeting, the Consultation of the Parties shall submit to the Committee of Ministers an activity report.
Article 13 – Secretariat
The Consultation of the Parties and the Group of Specialists shall be assisted by the Secretariat of the Council of Europe in carrying out their functions pursuant to this Section.
Article 14 – Reporting
1. Within a period of one year following the entry into force of this convention in respect of a Contracting Party, the latter shall transmit to the Group of Specialists a report containing full information on the legislative and other measures taken to give effect to the provisions ofthis convention.
2. Thereafter, each Party shall transmit to the Group of Specialists before each meeting of the Consultation of the Parties an update of the information mentioned in paragraph 1.
3. Each Party shall also transmit to the Group of Specialists any information that it requests to fulfil its tasks.
Article 15 – Publication
The reports submitted by Parties to the Group of Specialists, the reports, proposals and opinions of the Group of Specialists and the activity reports of the Consultation of the Parties shall be made public.
Section III
Article 16 – Signature and entry into force of the convention
1. This convention shall be open for signature by the member states of the Council of Europe.
2. This convention is subject to ratification, acceptance or approval. Instruments of ratification, acceptance or approval shall be deposited with the Secretary General of the Council of Europe.
3. This convention shall enter into force on the first day of the month following the expiration of a period of three months after the date on which 10 member states of the Council of Europe have expressed their consent to be bound by the convention in accordance with the provisions of paragraph 2.
4. In respect of any Signatory State which subsequently expresses its consent to be bound by it, the convention shall enter into force on the first day of the month following the expiration of a period of three months after the date of the expression of its consent to be bound by the convention in accordance with the provisions of paragraph 2.
Article 17 – Accession to the convention
1. After the entry into force of this convention, the Committee of Ministers of the Council of Europe may, after consulting the Parties to this convention and obtaining their unanimous consent, invite any state which is not a member of the Council of Europe or any international organisation to accede to this convention. The decision shall be taken by the majority provided for in Article 20.d of the Statute of the Council of Europe and by unanimous vote of the representatives of the Parties entitled to sit on the Committee of Ministers.
2. In respect of any state or international organisation acceding to the convention under paragraph 1 above, the convention shall enter into force on the first day of the month following the expiration of a period of three months after the date of deposit of the instrument of accession with the Secretary General of the Council of Europe.
Article 18 – Territorial application
1. Any state may at the time of signature or when depositing its instrument of ratification, acceptance, approval or accession, specify the territory or territories to which this convention shall apply.
2. Any state may, at any later date, by a declaration addressed to the Secretary General of the Council of Europe, extend the application of this convention to any other territory specified in the declaration for whose international relations it is responsible. In respect of such territory the convention shall enter into force on the first day of the month following the expiration of a period of three months after the date of receipt of such declaration by the Secretary General.
3. Any declaration made under the two preceding paragraphs may, in respect of any territory specified in such declaration, be withdrawn by a notification addressed to the Secretary General. The withdrawal shall become effective on the first day of the month following the expiration of a period of three months after the date of receipt of such notification by the Secretary General.
Article 19 – Amendments to the convention
1. Amendments to this convention may be proposed by any Party, the Committee of Ministers of the Council of Europe, the Group of Specialists or the Consultation of the Parties.
2. Any proposal for amendment shall be communicated by the Secretary General of the Council of Europe to the Parties.
3. Any amendment shall be communicated to the Consultation of the Parties, which, after having consulted the Group of Specialists, shall submit to the Committee of Ministers its opinion on the proposed amendment.
4. The Committee of Ministers shall consider the proposed amendment and any opinion submitted by the Consultation of the Parties and may approve the amendment.
5. The text of any amendment approved by the Committee of Ministers in accordance with paragraph 4 shall be forwarded to the Parties for acceptance.
6. Any amendment approved in accordance with paragraph 4 shall come into force on the first day of the month following the expiration of a period of one month after the date on which all Parties have informed the Secretary General that they have accepted it.
Article 20 – Declarations
Any Party may, at the time of the signature or when depositing its instrument of ratification, acceptance, approval or accession, make one or more of the declarations provided for in Articles 1.2, 3.1 and 18. It shall notify any changes to this information to the Secretary General of the Council of Europe.
Article 21 – Denunciation
1. Any Party may at any time denounce this convention by means of a notification addressed to the Secretary General of the Council of Europe.
2. Such denunciation shall become effective on the first day of the month following the expiration of a period of six months after the date of receipt of the notification by the Secretary General.
Article 22 – Notification
The Secretary General of the Council of Europe shall notify the member states of the Council of Europe and any state and international organisation which has acceded or been invited to accede to this convention of:
a. any signature;
b. the deposit of any instrument of ratification, acceptance, approval or accession;
c. any date of entry into force of this convention in accordance with Articles 16 and 17;
d. any declaration made under Articles 1.2, 3.1 and 18;
e. any other act, notification or communication relating to this convention.
In witness whereof the undersigned, being duly authorised thereto, have signed this convention.
Done at …………….., this …… day of ………………, in English and French, both texts being equally authentic, in a single copy which shall be deposited in the archives of the Council of Europe. The Secretary General of the Council of Europe shall transmit certified copies to each member state of the Council of Europe and to any state and international organisation invited to accede to this convention.
